VOF Privatlivs politik

Privatlivspolitik for Vipperød og Omegn Folkedanserforening

Pr. 30. august  2019

Vipperød og OmegnsFolkedanserforenings  dataansvar:

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:

Vipperød og Omegns Folkedanserforening er dataansvarlig og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:

Formand Mandrup Knudsen

Sasserupvej 7, 4300 Holbæk

Telefon  5947 1007

Mail: mandrupknudsen@gmail.com

Hjemmeside: www.123hjemmeside.dk/VipperoedogOmegnsFolkedanse

Behandling af personoplysninger:

Vi  behandler følgende personoplysninger:

1)      Medlemsoplysninger

-          Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse

-           

2)      Oplysninger om ledere, instruktører og spillemænd

-          Almindelige personoplysninger:

• Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse

-          Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• ikke aktuelt i vores forening

Her indsamler vi oplysninger fra:

Normalt får vi oplysninger fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Folkedans Danmark f.eks. ved foreningsskift, kursusdeltagelse etc.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling af lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Administration af din relation til os
•  

1. Formål med behandling af oplysninger på ledere, instruktører og spillemænd

• Håndtering af hverv og pligter i foreningen
• Overblik over erfaringer og kompetencer / kurser etc.
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

-          Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

-          Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent

-          Afholdelse af sociale arrangementer, danse-aktiviteter samt andre aktiviteter

-          Brug af situationsbilleder, taget i foreningen, der afbilleder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

-          Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Folkedans Danmark

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine oplysninger

I forbindelse med konkurrencer sker der videregivelse af resultater til Folkedans Danmark.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere, instruktører og spillemænd i relevant omgang til Folkedans Danmark.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder/instruktør/spillemand eller som lønnet leder/instruktør/spillemand:

Medlemmer

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemsskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til et år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere/instruktører/spillemænd

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til et år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere/instruktører/spillemænd

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere/instruktører/spillemænd til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til at få indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine oplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.